Hochzeitsfeiern wurden früher im Heim der Braut abgehalten, die bis zu ihrer Vermählung bei den Eltern lebte. Zur Trauung ging sie in die Kirche ihres Wohnorts und kehrte für den Hochzeitsempfang ins elterliche Haus zurück. Die Zeiten haben sich geändert und nun finden die Feierlichkeiten in Hotels, Restaurants, großen Landhäusern, Museen, auf Schiffen oder in Partyzelten statt. Oft haben wir auch Empfänge organisiert, bei denen ein Motto das Ambiente bestimmte, etwa eine herbstliche Waldstimmung oder ein antiker griechischer Tempel mit Tänzern und Götterstatuen. Überlegen Sie sich also, sobald das Budget festgelegt ist, in welcher Umgebung und in welchem Stil Sie feiern möchten.
Was möchten wir?
Alle Entscheidungen hängen davon ab, zu welcher Tageszeit die Trauung stattfindet. Ist die Hochzeitszeremonie am späteren Nachmittag geplant, folgt ein Sektempfang mit Kanapees, am Abend dann gewöhnlich ein Essen mit Tanz. In den USA sind die Sitten etwas anders, dort verabschiedet sich das Brautpaar nach dem Empfang, kurz darauf auch die meisten Gäste. Im engsten Familienkreis geben dann die Brauteltern ein kleines Abendessen.
Früher fanden kirchliche Trauungen stets am Vormittag statt. So ist es in ländlichen Gegenden, zumindest bei großen Hochzeiten, noch immer. Dann beginnt die Feier schon mit einer festlichen Mittagstafel und zieht sich mit Kaffee und Kuchen, Abendessen und Tanz, garniert mit allerhand musikalischen und rhetorischen Einlagen, Spielen und Bräuchen, bis Mitternacht hin. Heutzutage bevorzugen jedoch viele Paare eine Trauung am Nachmittag mit anschließendem Sektempfang. Darauf folgen Abendessen und Tanz. Diese Variante lässt sich auf zweierlei Art realisieren: Man kann zu einem großen Empfang am Nachmittag mit vielen Gästen laden und am Abend in kleinerem Rahmen feiern, oder man veranstaltet einen kleinen Empfang nach der Trauung und lädt zu einer größeren Party am Abend auch Gäste ein, die an der Trauzeremonie nicht teilgenommen haben. Für den Empfang muss man keineswegs ein aufwendiges Essen planen. Ein Buffet eignet sich viel besser und erlaubt den Gästen umherzugehen. Für Sitzgelegenheiten sollte aber dennoch gesorgt sein.
Egal, welche Tageszeit und welchen Stil Sie planen, diese Punkte können Sie schon im Vorfeld klären: Gibt es genügend Parkmöglichkeiten? Wenn nicht, informieren Sie Ihre Gäste am besten gleich in der Einladung darüber. Auch die Sicherheit sollte man nicht ganz außer Acht lassen. Eine offene Haustür, auf einer Wiese geparkte Autos und am Vortag aufgestellte Partyzelte könnten zum Diebstahl einladen. Wir organisieren für jede größere Party zu Hause oder im Partyzelt einen unauffälligen Sicherheitsdienst. Feiern Sie zu Hause, sollten Sie außerdem rechtzeitig für den Tag eine Hilfe einstellen.
Die Planung
Die eigentliche Planung beginnt, sobald Sie sich entschieden haben. Kümmern Sie sich um eine vorläufige Buchung für alle Dienstleistungen und alles, was Sie mieten möchten: Wenn Sie früh genug reservieren, werden die meisten Fotografen, Transportunternehmen, Caterer, Floristen, Musiker, Hotels oder Restaurants den Termin vier Wochen für Sie freihalten. Bestätigen Sie den Termin jedoch erst, wenn Sie sich über Ihre Wünsche im Klaren sind.
Haus und Garten
Fangen wir zu Hause an. Meiner Meinung nach ist der beste Ort für einen Hochzeitsempfang das Heim der Brauteltern, da die Atmosphäre nirgends so persönlich ist. Nehmen Sie sich ruhig etwas Zeit, den nötigen Platz dafür zu schaffen, auch wenn dies anfänglich schwierig erscheint. Betrachtet man das eigene Zuhause genauer, entdeckt man schnell, wie Möbel sich arrangieren lassen, um den Gästen Platz zu bieten. Wo ließe sich zum Beispiel eine Bar aufbauen? Wo kann man die Mäntel ablegen und wo ein Buffet oder Esstische aufstellen? Gibt es ausreichend Toiletten? Ist die Küche groß genug für den Caterer? Lässt sich etwa die Garage oder ein anderer Raum zur Küche umfunktionieren? In den geeigneten Monaten kann auch der Garten einbezogen werden. Rechtzeitig gepflanzte Blumen sorgen für zusätzlichen Blumenschmuck. Unter Bäumen kann man eine Bar aufstellen, große Sonnenschirme schützen Buffets und Tische, und Decken auf dem Rasen laden zum Ausruhen ein.
Partyzelte
Manche Gärten eignen sich geradezu ideal für Partyzelte. Selbst im Winter können beheizte Zelte mit Teppichboden eine sehr gemütliche Atmosphäre für den Empfang schaffen. Zuerst sollten Sie überlegen, ob Sie über genügend Platz für die Gäste verfügen. Kann die beauftragte Firma problemlos in den Garten gelangen? Wie lange dauert der Aufbau? Wie steht es mit der Stromversorgung? Benötigen Sie vielleicht einen Generator für Beleuchtung, Heizung und Caterer?
Als Nächstes gilt es, eine geeignete Firma für den Zeltverleih zu finden. Vielleicht haben Sie auf anderen Feiern schon Zelttypen gesehen, die Ihnen Zusagen. Partyzelte werden in unterschiedlichsten Formen und Größen angeboten. Entscheiden Sie sich darum für ein Zelt, das zu Haus und Garten passt. Die Verleihfirma wird sich auf jeden Fall Ihr Grundstück ansehen, und bei dieser Gelegenheit sprechen Sie über die Zahl der Gäste, die Uhrzeit und die Art des Empfangs. Besprechen Sie außerdem die Zahl der Tische, Buffets und Bars sowie die Größe der Tanzfläche. Wie viel Platz brauchen Sie wiederum für einen Empfang vor dem Abendessen? Am Nachmittag benötigen Sie Platz für Bars, kleine Tische und Stühle. Auch der Caterer braucht ausreichend Platz zum Arbeiten. Bei einer besonders großen Hochzeit mit Service und Unterhaltungsprogramm wird zusätzlicher Raum zum Lagern und Umziehen gebraucht. Bedenken Sie außerdem, dass die Tanzfläche nie groß genug sein kann.
Lassen Sie sich verschiedene Verkleidungen zeigen sowie Fotos früherer Konstruktionen und schauen Sie auch beim Aufbau eines Partyzelts zu. Manche Verleihfirmen bieten außer-dem Möbel, Beleuchtung, Heizung und zusätzliche Toiletten an. Ist der vorgesehene Platz nicht eben genug, muss zuerst ein Podest errichtet werden. Besteht die Aussicht auf sehr warmes Wetter, sollten Sie ein Zelt wählen, dessen Seitenteile sich entfernen lassen. Sehr schön kann auch ein durchsichtiges Dach zu späterer Stunde bei Sternenhimmel sein, keinesfalls jedoch bei heißer Mittagssonne. Ein Partyzelt kann auch direkt neben das Haus gestellt werden, so dass es über die Terrassentüren erreicht werden kann. Steht das Partyzelt dagegen in einiger Entfernung von dem Platz, an dem Sie die Gäste empfangen, benötigen sie eventuell ein zusätzliches Regendach.
Die Art der Beleuchtung richtet sich vor allem nach der Tageszeit, aber auch nach dem Stil und der gewünschten Stimmung für den Empfang. Sollen auf den Tischen kleine Teelichte stehen, während Bar und Buffets raffiniert beleuchtet werden? Und wie gefällt Ihnen eine effektvolle Beleuchtung für Tanzfläche und Band? Auch der Garten sollte einbezogen werden, indem man etwa Bäume, Sträucher und Blumen mit Spotlights hervorhebt. Zu einer romantischen Atmosphäre tragen Laternen in den Bäumen und von Kerzen beleuchtete Wege bei.
Alle Details, die Sie mit der Verleihfirma besprechen, sollten schriftlich bestätigt werden, so etwa die Größe der Tanzfläche, Farbe und Art der Verkleidung, die Größe des Zelts sowie der Termin und die Zeit für den Aufbau. Das Partyzelt sollte mindestens vierundzwanzig Stunden vor der Hochzeit fertig aufgebaut sein, größere Zelte sogar zwei Tage vorher. Informieren Sie sich auch, wie lange der Abbau dauert und ob eine Versicherung für Schäden aufkommt. Sind alle Fragen geklärt, unterschreiben Sie den Vertrag und machen eine Anzahlung. Die Person, mit der Sie verhandelt haben, sollte nach Möglichkeit den Aufbau überwachen und sicherstellen, dass alle Wünsche berücksichtigt werden. Die Kosten für ein gemietetes Partyzelt können stark variieren. Bedenken Sie jedoch, dass Qualität stets ihren Preis hat.
Hochzeitsfeier im Hotel
Soll die Feier nicht zu Flause stattfinden, gibt es natürlich zahlreiche andere Möglichkeiten. Oft fällt die Wahl dabei auf ein Hotel, denn viele Hotels bieten eine breite Palette an Serviceleistungen und können sogar einen Floristen und ein Unterhaltungsprogramm empfehlen. Zuerst einmal nehmen Sie Kontakt mit dem Hotelmanager auf. Ist eine Buchung zum gewünschten Termin möglich, werden bei einem Treffen die Details festgelegt.
Besprechen Sie alle Punkte der Feier. Welchen Stil wünschen Sie sich? Darf ein Ausstatter den Raum verändern? Können Sie selbst für den Floristen, die Hochzeitstorte, das Unterhaltungsprogramm, den Fotografen und die Beleuchtung sorgen? Können Sie sich um Tischwäsche, Geschirr und Besteck kümmern? Dürfen Sie einen eigenen Service mit diesen Aufgaben betrauen, und wann bekommt dieser Zugang zu den Räumlichkeiten? Für eine große Feier mit aufwendiger Dekoration benötigt man auch eine längere Vorbereitungszeit. Erkundigen Sie sich nach den Extrakosten dafür.
Lassen Sie sich die verschiedenen Menüvorschläge zeigen. Vielleicht besteht ja die Möglichkeit, ein spezielles Lieblingsgericht von Ihnen aufzunehmen. Bei der Wahl der Weine sollten Sie sicherstellen, dass diese zum Empfang auch noch vorrätig sind. Lassen Sie sich auch ruhig Tischwäsche, Geschirr, Besteck und Stühle zeigen. Die meisten Hotels können Ihnen außerdem Fotos von den fertig geschmückten Räumen vorlegen. Schauen Sie sich alles genau an, um schöne Ideen eventuell übernehmen zu können. Besprechen Sie dann den Zeitplan.
Fallen zusätzliche Kosten an, wenn die Feier länger dauert?
Gibt es außerdem ein Zimmer, in dem die Musiker und Künstler für das Unterhaltungsprogramm sich umziehen können?
All dies lässt sich vermutlich erst nach mehreren Gesprächen klären, und ein Treffen im Hotel mit dem Floristen und den anderen Serviceunternehmen ist ebenfalls ratsam. Arrangieren Sie auch einen Termin, an dem Sie das gewählte Menü testen können. Lassen Sie sich dazu einen fertig eingedeckten Tisch zeigen sowie ein Muster der geplanten Blumen-dekoration. Werden Cocktails serviert, probieren Sie diese zusammen mit dem Menü. Wie werden die Getränke berechnet? In manchen Hotels und Restaurants muss jede geöffnete Flasche bezahlt werden, auch wenn sie nicht mehr getrunken wurde. Möchten Sie eigenen Wein und Sekt liefern lassen, klären Sie, wieviel Korkgeld verlangt wird. Sind Sie mit einem bestimmten Detail nicht zufrieden, bitten Sie rechtzeitig um eine Änderung. Sobald alles geplant ist, erhalten Sie vom Hotel Bescheid. Sie bestätigen die Buchung und leisten eine Anzahlung.